Vertretung bei Urlaub und Krankheit: Wie Klient/innen versorgt bleiben
Eine ambulante Hilfe lebt von Kontinuität, aber Fachkräfte haben Urlaub, werden krank, wechseln. Wer Vertretungen improvisiert, verliert Stunden, Kontingent und manchmal die Familie.
Was das Jugendamt erwartet
Die Bewilligung gilt für die Hilfe, nicht für die Person. Der Träger darf und muss bei Abwesenheit eine gleichwertig qualifizierte Vertretung stellen. Bei kurzen Abwesenheiten (Urlaub von zwei Wochen) reicht in der Regel die Information der Familie; bei längeren Ausfällen oder einem dauerhaften Wechsel ist die Fallführung zu informieren, weil die Beziehung zur Fachkraft Teil der Hilfe ist. Nicht erbrachte Stunden verfallen; ein ungenutztes Kontingent kann nicht nachgeholt werden, sofern die Vereinbarung nichts anderes sagt.
Der Vertretungsprozess
- Abwesenheit erfassen: Zeitraum, Grund, betroffene Klienten. Bei Urlaub Wochen im Voraus, bei Krankheit am ersten Tag.
- Betroffene Fälle prüfen: Welche Termine fallen in den Zeitraum, welches Restkontingent gibt es, gibt es Krisenfälle, die keine Lücke vertragen?
- Vertretung auswählen: Qualifikation laut Leistungsvereinbarung, Sprache der Familie, Wohnort, freie Wochenstunden, keine eigene Abwesenheit.
- Zuweisen und informieren: Vertretung dem Fall zuordnen, Familie und gegebenenfalls Fallführung informieren, Übergabe der wichtigsten Punkte.
- Nach der Rückkehr: Vertretung beenden, Dokumentation der Vertretung in der Akte belassen.
Dokumentation und Abrechnung
Die Vertretungsstunden gehören in dieselbe Klientenakte und werden auf dieselbe Bewilligung abgerechnet. Der Leistungsnachweis weist die Vertretung namentlich aus. Ist die Vertretung eine Honorarkraft, entsteht ihr Honorar aus ihren Stunden mit ihrem Satz; ist sie angestellt, zählen die Stunden zu ihrem Wochenziel. Für die Leitung ist die Historie wichtig: Wer hat wann wen vertreten, und wurde die Vertretung ordentlich beendet?
Klienten-Abwesenheiten
Auch Familien sind abwesend: Urlaub, Klinikaufenthalt, Ferien beim anderen Elternteil. Diese Zeiten sollten mit Grund erfasst werden, damit das nicht ausgeschöpfte Kontingent im Nachweis erklärbar ist und keine Termine geplant werden, die ausfallen.
Häufige Fragen
Muss das Jugendamt jede Vertretung genehmigen?
Nein. Kurze Vertretungen organisiert der Träger selbst; bei längeren Ausfällen oder dauerhaftem Wechsel sollte die Fallführung informiert werden.
Können ausgefallene Stunden nachgeholt werden?
Innerhalb des Monats- oder Gesamtkontingents ja; darüber hinaus nur mit Zustimmung des Jugendamts.
Darf eine Honorarkraft eine angestellte Fachkraft vertreten?
Ja, wenn sie die vereinbarte Qualifikation hat. Die Abrechnung läuft für den Klienten unverändert, das Honorar der Vertretung getrennt.
So läuft es in Klify
- Abwesenheit mit Zeitraum und betroffenen Klienten; die Koordination sieht offene Fälle und verfügbare Fachkräfte und weist die Vertretung zu.
- Einträge der Vertretung sind gültig und laufen auf dieselbe Bewilligung; die Vertretungshistorie bleibt in der Akte.
- Abwesenheiten der Klienten werden getrennt erfasst und im Nachweis berücksichtigt.