Der Monatsabschluss im ambulanten Träger: Einreichen, Prüfen, Freigeben
Der Monatsabschluss ist der Moment, in dem aus Dokumentation Geld wird. Er entscheidet, ob Rechnungen am 5. oder am 25. des Folgemonats rausgehen und ob sie zurückkommen.
Warum ein mehrstufiger Abschluss
Fachkräfte kennen den Inhalt, die Koordination kennt den Fall, die Verwaltung kennt die Vereinbarung mit dem Jugendamt. Fehler entstehen an den Übergängen: eine Stunde ohne Inhalt, ein Termin außerhalb des Bewilligungszeitraums, ein Kontingent, das um zwei Stunden überschritten wurde. Ein Abschluss mit klaren Stufen fängt jeden Fehlertyp dort, wo die Person sitzt, die ihn erkennen kann.
Die vier Stufen
- Einreichen (Fachkraft): Alle Gespräche des Monats sind erfasst, inklusive Ausfälle. Die Fachkraft reicht den Monat je Klient ein; ab jetzt sind ihre Einträge für sie schreibgeschützt.
- Vorprüfung (Koordination, optional): Passt der Inhalt zu den Zielen, sind alle Kontakte plausibel, gab es Vertretungen? Auffälliges geht mit Kommentar zurück.
- Freigabe (Verwaltung): Kontingent, Zeitraum, Referenznummern, Preis vorhanden. Freigabe fixiert den Satz und macht den Monat abrechenbar; Ablehnung schickt ihn zur Korrektur.
- Sperre (nach Rechnung): Abgerechnete Einträge sind unveränderlich. Korrekturen laufen über Storno und Neuabrechnung.
Wer fehlt, wer korrigiert
Drei Listen machen den Abschluss steuerbar: Fachkräfte, die noch nicht eingereicht haben; Einträge, die zur Korrektur zurückgegeben wurden; Klienten, für die im Monat kein Gespräch erfasst wurde. Die dritte Liste ist oft die wichtigste: Ein Klient ohne Gespräch bedeutet entweder eine vergessene Dokumentation oder eine nicht erbrachte Hilfe, und beides muss die Leitung wissen, bevor das Jugendamt fragt.
Checkliste Monatsabschluss
- Alle Fachkräfte haben bis zum 3. Werktag eingereicht (Erinnerung an Fehlende).
- Keine Einträge ohne Arbeitsinhalt, keine Zeitüberschneidungen.
- Kontingente je Klient eingehalten oder Überschreitung mit dem Jugendamt geklärt.
- Vertretungen dem richtigen Fall zugeordnet.
- Preise je Jugendamt und Hilfeart aktuell, Preisänderungen mit Gültigkeitsdatum.
- Rechnungen und Nachweise je Klient erzeugt, versendet, Versanddatum notiert.
- Honorare der freien Fachkräfte aus denselben Freigaben erstellt.
- Offene Rechnungen des Vormonats geprüft, Erinnerungen verschickt.
Häufige Fragen
Bis wann sollten Fachkräfte einreichen?
Bewährt hat sich der dritte Werktag des Folgemonats; dann können Rechnungen in der ersten Monatshälfte rausgehen.
Was passiert mit einem Eintrag, der nach der Freigabe als falsch erkannt wird?
Vor der Rechnung: Freigabe zurücknehmen, korrigieren, erneut freigeben. Nach der Rechnung: Storno und Neuabrechnung, der ursprüngliche Beleg bleibt archiviert.
Muss die Koordination jeden Monat vorprüfen?
Nein, die Vorprüfung ist eine Option für Träger mit Koordinationsebene. Kleine Träger arbeiten oft nur mit Einreichen und Freigabe.
So läuft es in Klify
- Fachkräfte reichen den Monat je Klient mit einem Klick ein; die Freigabe friert den Satz ein und sperrt die Einträge nach der Rechnung.
- Optionale Vorprüfung durch die Koordination; Ablehnung schickt Einträge mit Benachrichtigung „zur Korrektur“.
- Drei Listen automatisch: nicht eingereicht, zur Korrektur, ohne Gespräch im Monat; Erinnerung per Klick.