Honorarabrechnung für freiberufliche Fachkräfte
Viele ambulante Träger arbeiten mit freiberuflichen Fachkräften. Das Honorar entsteht aus denselben Fachleistungsstunden, die dem Jugendamt in Rechnung gestellt werden, nur mit einem anderen Satz. Zwei Listen für dieselben Stunden sind der klassische Fehler.
Warum eine gemeinsame Datenbasis
Wenn die Fachkraft ihre Honorarrechnung aus eigenen Notizen schreibt und die Verwaltung die Rechnung an das Jugendamt aus dem Leistungsnachweis, stimmen die Zahlen fast nie überein. Die Folge sind Nachfragen, Kürzungen und Vertrauensverlust. Entstehen beide Dokumente aus denselben freigegebenen Stunden, ist die Übereinstimmung garantiert: Was dem Jugendamt berechnet wird, wird der Fachkraft vergütet, jeweils zum eigenen Satz.
Was die Honorarabrechnung enthält
- Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. der Fachkraft; Hinweis zur Umsatzsteuer (häufig Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder Steuerbefreiung, das klärt der Steuerberater)
- Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis der Fachkraft, Datum, Leistungsmonat
- Je Klient: Anzahl Stunden, Satz, Betrag; Summe
- Bankverbindung der Fachkraft
- Anlage: Stundenliste je Klient mit Datum und Dauer
Viele Träger erzeugen die Honorarrechnung im Namen der Fachkraft als Gutschrift (§ 14 Abs. 2 UStG) oder stellen ihr das Dokument zur Unterschrift bereit. Beides setzt voraus, dass Stammdaten und Nummernkreis der Fachkraft im System gepflegt sind.
Stundensatz und Historie
Sätze freier Fachkräfte ändern sich: nach Qualifikation, nach Verhandlung, nach Hilfeart. Das Honorar für einen Leistungstag muss mit dem Satz berechnet werden, der an diesem Tag galt. Ein Satz mit Gültigkeitsdatum je Fachkraft ist deshalb genauso wichtig wie die Preishistorie je Jugendamt.
Rechtliche Hinweise
Die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit ist bei Honorarkräften in der Jugendhilfe ein Dauerthema. Indizien für Selbstständigkeit sind eigene Betriebsmittel, mehrere Auftraggeber, freie Zeiteinteilung und die Abrechnung nach Leistung statt nach Anwesenheit. Ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung schafft Klarheit. Die Vergütung nach tatsächlich erbrachten Fachleistungsstunden mit eigener Rechnung passt zu diesem Bild besser als eine monatliche Pauschale.
Häufige Fragen
Kann der Träger die Honorarrechnung für die Fachkraft erstellen?
Ja, als Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn, wenn das vorher vereinbart ist und die Fachkraft der Abrechnung nicht widerspricht. Alternativ stellt der Träger das Dokument bereit und die Fachkraft reicht es als eigene Rechnung ein.
Wann wird das Honorar fällig?
Das regelt der Honorarvertrag. Üblich ist die Zahlung nach Freigabe des Monats, unabhängig davon, ob das Jugendamt schon gezahlt hat.
Was passiert bei einer Korrektur nach Auszahlung?
Die Korrektur wird im Folgemonat verrechnet und in der Abrechnung ausgewiesen, damit beide Seiten den Vorgang nachvollziehen können.
So läuft es in Klify
- Honorarabrechnung je Fachkraft und Monat aus den freigegebenen Gesprächen, mit dem am Gesprächstag gültigen Satz; PDF oder DOCX, Sammel-ZIP je Monat.
- Stammdaten, Bankverbindung und Steuerangaben der Fachkraft nur für Leitung und Verwaltung sichtbar; Nummernkreis je Fachkraft.
- Zahlungsstatus des Honorars getrennt von der Rechnung an das Jugendamt.