Hilfeplan und Hilfeplangespräch (§ 36 SGB VIII)
Ohne Hilfeplan keine Hilfe zur Erziehung. § 36 SGB VIII verpflichtet das Jugendamt, gemeinsam mit den Beteiligten einen Plan aufzustellen, der den Bedarf, die Art der Hilfe und die notwendigen Leistungen beschreibt, und ihn regelmäßig zu überprüfen.
Was im Hilfeplan steht
Der Hilfeplan enthält die Feststellung des erzieherischen Bedarfs, die Ziele der Hilfe, die Hilfeart nach §§ 27 ff. SGB VIII, den voraussichtlichen Zeitraum und den Umfang, bei ambulanten Hilfen meist als Fachleistungsstunden pro Woche oder Monat. Dazu kommen die Beteiligten und die Vereinbarungen zur Mitwirkung der Familie. Bei Hilfen für seelisch behinderte Kinder (§ 35a) fließt die Stellungnahme eines Arztes oder Psychotherapeuten ein.
Ablauf des Hilfeplangesprächs
- Erstgespräch: Bedarf, Wünsche der Familie, mögliche Hilfeart. Der Träger ist oft noch nicht dabei.
- Hilfeplanaufstellung: Ziele und Umfang werden festgelegt; das Jugendamt erteilt dem Träger die Kostenzusage mit Aktenzeichen und Bewilligungszeitraum.
- Laufende Hilfe: Der Träger dokumentiert und berichtet; Zwischenkontakte mit der Fallführung nach Bedarf.
- Fortschreibung: Meist alle sechs Monate wird der Plan überprüft: Ziele erreicht, angepasst oder Hilfe beendet. Der Träger legt dazu einen Bericht vor.
Was der Träger daraus übernimmt
Für die Verwaltung des Trägers sind fünf Angaben aus dem Hilfeplan entscheidend: Hilfeart, Bewilligungszeitraum, Stundenkontingent (gesamt und je Monat), Aktenzeichen und die zuständigen Ansprechpartner. Diese Angaben bilden den Rahmen, innerhalb dessen die Fachkraft arbeiten und der Träger abrechnen darf. Änderungen aus einer Fortschreibung, etwa ein anderes Kontingent oder ein verlängerter Zeitraum, sollten mit Datum festgehalten werden, damit rückwirkend nachvollziehbar bleibt, welche Regel wann galt.
Die im Hilfeplan formulierten Ziele sind zugleich die Struktur für die Dokumentation der Fachkraft und für den Bericht zur Fortschreibung. Wer Ziele in der Akte führt, kann jeden Gesprächsinhalt einem Ziel zuordnen und den Bericht daraus zusammenstellen.
Häufige Fragen
Wie oft wird der Hilfeplan fortgeschrieben?
Das Gesetz verlangt eine regelmäßige Überprüfung; in der Praxis ist ein Rhythmus von sechs Monaten üblich, bei kurzen oder intensiven Hilfen auch häufiger.
Darf der Träger ohne Hilfeplan beginnen?
Bei dringendem Bedarf kann das Jugendamt eine Hilfe vorläufig einleiten. Für die Abrechnung braucht der Träger in jedem Fall eine Kostenzusage; ohne sie trägt er das Risiko.
Was ist der Unterschied zwischen Hilfeplan und Kostenzusage?
Der Hilfeplan ist das fachliche Dokument mit Zielen und Umfang. Die Kostenzusage ist die verwaltungsseitige Zusage der Kostenübernahme an den Träger mit Aktenzeichen, Zeitraum und Umfang. Beide müssen zusammenpassen.
So läuft es in Klify
- Hilfeart, Zeitraum, Gesamt- und Monatskontingent und die Referenznummern der Kostenzusage stehen in der Klientenakte und steuern Prüfungen und Abrechnung.
- Ziele aus dem Hilfeplan werden je Klient geführt; Gespräche lassen sich darauf beziehen.
- Änderungen an Vertragsfeldern werden mit altem Wert, neuem Wert, Datum und Bearbeiter protokolliert.