Aktenzeichen, Kreditorennummer, Mittelbindungsnummer: Die Referenznummern des Jugendamts
Drei Nummern entscheiden darüber, ob die wirtschaftliche Jugendhilfe eine Rechnung zuordnen kann. Sie stehen auf der Kostenzusage und gehören auf jede Rechnung und jeden Leistungsnachweis.
Aktenzeichen
Das Aktenzeichen (auch Geschäftszeichen oder Vorgangsnummer) vergibt das Jugendamt je Fall, manchmal je Bewilligung. Es verknüpft Rechnung, Leistungsnachweis und Hilfeplan mit der Akte der Fallführung. Bei Fortschreibungen kann sich das Aktenzeichen ändern; der Träger sollte deshalb je Bewilligungszeitraum das gültige Zeichen festhalten. Beispiel eines typischen Formats: 51.2-4471, wobei „51“ häufig für das Jugendamt in der kommunalen Ämternummerierung steht.
Kreditorennummer
Die Kreditorennummer (Lieferantennummer) identifiziert den Träger in der Finanzbuchhaltung der Kommune. Sie wird einmal vergeben und gilt für alle Rechnungen an dieses Jugendamt; bei mehreren Jugendämtern hat der Träger entsprechend mehrere Kreditorennummern. Sie steht meist auf der ersten Kostenzusage oder wird auf Anfrage von der Kämmerei mitgeteilt. Ohne sie kann die Rechnung im Rechnungsworkflow der Kommune nicht angelegt werden.
Mittelbindungsnummer
Die Mittelbindungsnummer (auch Bestellnummer, Auftragsnummer oder Obligo) bezeichnet die im kommunalen Haushalt reservierten Mittel für diese Hilfe. Sie wird je Bewilligung vergeben und ist an Zeitraum und Betrag gebunden. Läuft eine Hilfe über den Bewilligungszeitraum hinaus oder wird aufgestockt, gibt es oft eine neue Nummer. Rechnungen mit einer abgelaufenen Mittelbindung werden abgelehnt, auch wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde.
Praxis: Nummern im Prozess halten
| Nummer | Vergeben je | Ändert sich bei | Gehört auf |
|---|---|---|---|
| Aktenzeichen | Fall / Bewilligung | Fortschreibung, Zuständigkeitswechsel | Rechnung, Nachweis, Schriftverkehr |
| Kreditorennummer | Träger je Jugendamt | selten (Umfirmierung, Bankwechsel) | Rechnung |
| Mittelbindungsnummer | Bewilligung | Verlängerung, Aufstockung | Rechnung, oft Nachweis |
Die Nummern gehören in die Klientenakte, nicht in ein separates Verzeichnis, und sie sollten automatisch auf die Belege übernommen werden. Jede manuelle Übertragung ist eine Fehlerquelle.
Häufige Fragen
Was tun, wenn die Kostenzusage keine Mittelbindungsnummer enthält?
Nicht jede Kommune arbeitet mit Mittelbindungen. Fehlt die Nummer, fragt der Träger bei der wirtschaftlichen Jugendhilfe nach, ob sie benötigt wird, bevor die erste Rechnung geschrieben wird.
Kann eine Rechnung mehrere Aktenzeichen enthalten?
Üblich ist eine Rechnung je Klient und Monat mit einem Aktenzeichen. Sammelrechnungen sind nur nach Absprache mit dem Jugendamt sinnvoll und erschweren die Zuordnung.
Wo finde ich die Kreditorennummer?
Auf der Kostenzusage, auf früheren Zahlungsavisen des Jugendamts oder bei der Kämmerei beziehungsweise Stadtkasse.
So läuft es in Klify
- Aktenzeichen, Kreditorennummer und Mittelbindungsnummer werden je Klient in der Akte geführt und automatisch auf Rechnung, Leistungsnachweis und die Excel-Rechnungsliste je Jugendamt übernommen.
- Änderungen an diesen Feldern werden mit Datum protokolliert.