E-Rechnung und XRechnung: Was für Jugendhilfe-Träger gilt
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung mehr. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung folgen Übergangsfristen. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern, also auch Jugendämtern, gelten teils schon länger eigene Regeln.
Begriffe
- E-Rechnung: Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das automatisch verarbeitet werden kann. Eine PDF-Datei oder ein Bild ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
- XRechnung: Der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, ein reines XML-Format.
- ZUGFeRD: Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Ab Profil „EN 16931“ ebenfalls normkonform und für viele Empfänger geeignet.
Was seit 2025 gilt
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versendet werden, ab 2027 ist die E-Rechnung für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle. Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zu denen die Jugendhilfe (§ 4 Nr. 25) gehört, sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen; Empfangen können muss der Träger trotzdem, etwa Rechnungen seiner Lieferanten.
Rechnungen an das Jugendamt
Jugendämter sind öffentliche Auftraggeber. Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes seit 2020; die Länder haben eigene Regelungen mit unterschiedlicher Reichweite für Kommunen. In der Praxis akzeptieren viele Jugendämter weiterhin PDF-Rechnungen mit Leistungsnachweis, einige verlangen XRechnung über ein Landesportal, andere sind auf dem Weg dorthin. Der Träger sollte je Jugendamt klären, welches Format heute erwartet wird und wann eine Umstellung ansteht, und diese Information in den Stammdaten des Jugendamts festhalten.
Vorbereitung
- Eingang: Eine E-Mail-Adresse und ein Ablageprozess für eingehende E-Rechnungen (XML muss archiviert werden, nicht nur die Ansicht).
- Ausgang: Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, mit Leitweg-ID des Empfängers, Bestellnummer beziehungsweise Mittelbindung und Kreditorennummer in den vorgesehenen Feldern.
- Stammdaten: Leitweg-IDs und gewünschte Formate je Jugendamt erfassen.
- Archivierung: E-Rechnungen sind im Originalformat revisionssicher aufzubewahren (GoBD).
Häufige Fragen
Muss ein Jugendhilfe-Träger ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 25 UStG besteht keine Ausstellungspflicht nach UStG. Ob ein Jugendamt als öffentlicher Auftraggeber die E-Rechnung verlangt, ergibt sich aus Landes- und Kommunalrecht; das sollte je Jugendamt geklärt werden.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch aus?
Bei vielen Jugendämtern derzeit ja. Als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn gilt sie nicht; wo XRechnung gefordert wird, ist PDF nicht ausreichend.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung des Rechnungsempfängers in der öffentlichen Verwaltung, die in der XRechnung anzugeben ist. Sie wird vom Jugendamt beziehungsweise der Kommune mitgeteilt.
So läuft es in Klify
- Heute: PDF-Rechnung mit Excel-Leistungsnachweis, Sammel-ZIP je Monat und je Jugendamt, revisionssicheres Archiv gelöschter Rechnungen.
- Geplant für das erste Quartal 2027: Ausgabe als XRechnung und ZUGFeRD sowie ein DATEV-kompatibler Export.