Klientenakte, Planung der Gespräche (Fachleistungsstunden), monatliche Kontingentkontrolle, Personal- und Abwesenheitsverwaltung und Abrechnung. Alles in einer Anwendung, auch vom Smartphone.
Das Problem ist nicht, Daten abzulegen, sondern dass sie zusammenhängen: das vom Jugendamt bewilligte Kontingent, die Zuweisung der Fachkraft, der Preis des Jugendamts, die Abwesenheit der Mitarbeitenden und die gestellte Rechnung müssen gleichzeitig stimmen. Klify hält diese Informationen in einer Datenbank und wendet die Regeln schon beim Speichern an. Das Menü ist so aufgebaut wie die Arbeit selbst.
Das Jugendamt bewilligt einer Familie 40 Fachleistungsstunden im Monat als Sozialpädagogische Familienhilfe. So geht es weiter.
Die Koordination legt die Klientin als Fall an: Jugendamt und Ansprechpartner/in, Hilfeart, Bewilligungszeitraum, Gesamt- und Monatsstunden, Aktenzeichen, Kreditorennummer, Mittelbindungsnummer. Diese Angaben steuern jeden weiteren Schritt.
Ändert sich später ein Vertragsfeld, werden alter Wert, neuer Wert und der ändernde Nutzer automatisch protokolliert.
Die Personalliste wird nach Stadt, Sprache, Qualifikation und Kapazität gefiltert. Abwesende und ausgelastete Fachkräfte sind sichtbar. Bei der Zuweisung werden Wochenstunden festgelegt; einer Klientin können mehrere Fachkräfte zugeordnet werden.
Klient/innen ohne Fachkraft oder ohne Koordination stehen in einer eigenen Liste; kein Fall bleibt liegen.
Die Fachkraft erfasst das Gespräch noch bei der Familie am Smartphone oder später im Browser: Datum, Uhrzeit, Kontaktart, Arbeitsinhalt, Einsatzort. Beim Speichern laufen sechs Kontrollen: Zuweisung, Zeitkonflikt, Monats- und Wochenkontingent, Zeitraumsperre, Preisdefinition.
Auch ausgefallene Gespräche werden mit Ausfallgrund erfasst und erscheinen im Leistungsnachweis.
Die Fachkraft reicht die Gespräche des Monats mit einem Klick zur Freigabe ein; der zu diesem Zeitpunkt gültige Preis und Stundensatz werden im Eintrag eingefroren. Auf Wunsch prüft zuerst die Koordination ihre eigenen Klient/innen, danach die Buchhaltung.
Ein abgelehnter Eintrag geht als „wartet auf Korrektur“ an die Fachkraft zurück, mit Benachrichtigung. Fachkräfte ohne Einreichung und Klient/innen ohne Gespräch im Monat werden automatisch gelistet.
Die freigegebenen Minuten werden mit dem Hilfeart-Preis des Jugendamts bewertet; Rechnungs-PDF und Leistungsnachweis als Excel im Format des Jugendamts werden erzeugt, Stempel und Unterschrift ergänzt. Die abgerechneten Gespräche werden gesperrt.
Versendet und bezahlt werden markiert. Ist die Fachkraft freiberuflich, entsteht ihre Honorarabrechnung aus denselben freigegebenen Stunden mit ihrem eigenen Satz; beide Dokumente stammen aus denselben Daten, Abweichungen sind ausgeschlossen.
Das Gesprächsformular aus Schritt drei, verkleinert. Für L. Weber sind in diesem Monat 36,5 Stunden verbraucht; am 14.10. gibt es bereits ein Gespräch von 10:00 bis 11:30. Ändern Sie Uhrzeit und Dauer und sehen Sie, wie die Regeln reagieren.
Monatsumsatz, bezahlte und offene Summen, Forderungen je Jugendamt, Fachkräfte ohne Einreichung, Klient/innen ohne Gespräch. Nutzer- und Rollenverwaltung, Einstellungen und Ausgaben nur hier. Bei Bedarf sieht die Leitung per „Als Nutzer anmelden“ den Bildschirm einer Fachkraft und löst das Problem.
Die Freigabeliste kommt je Monat und Klient/in; ablehnen oder abrechnen. Verwaltet die Preismatrix, Zahlungsdaten und Rechnungsnummernkreise. Sammeldownload je Monat und Jahr, offene Rechnungen je Jugendamt, Honorarabrechnungen freier Fachkräfte.
Sieht nur die eigenen Klient/innen und die ihnen zugewiesenen Fachkräfte. Legt Fälle an, weist Fachkräfte zu, findet Vertretungen bei Abwesenheit, prüft auf Wunsch vor der Buchhaltung vor. Das Portfolio anderer Koordinator/innen ist nicht sichtbar; die Regionalleitung sieht mehrere Koordinationen zusammen.
Sieht nur die zugewiesenen Klient/innen. Erfasst Gespräche, reicht am Monatsende mit einem Klick ein, korrigiert Abgelehntes. Trägt Abwesenheiten ein, führt den Kalender, lädt Honorarabrechnungen herunter. Am Smartphone genauso.
| Heute | Mit Klify |
|---|---|
| Jede Fachkraft führt ihre Stunden in einer eigenen Liste; am Monatsende fügt die Buchhaltung alles von Hand zusammen. | Das Gespräch wird vor Ort erfasst und landet automatisch in der Freigabeliste zum Monatsende. |
| Die Kontingentüberschreitung fällt erst bei der Rechnung auf; die Mehrstunden werden nicht bezahlt. | Das Kontingent wird beim Speichern geprüft; die Warnung kommt, bevor es überschritten wird. |
| Für jedes Jugendamt ein Leistungsnachweis im eigenen Format, von Hand. | Vorlage je Jugendamt; Rechnung und Anhang mit einem Klick, mit Stempel und Unterschrift. |
| Honorar der freien Fachkraft und Rechnung ans Jugendamt werden getrennt gerechnet; sie müssen nicht übereinstimmen. | Beide entstehen aus denselben freigegebenen Stunden. |
| Geht eine Fachkraft in Urlaub, wird per Telefon geklärt, wer die Klient/innen übernimmt. | Betroffene Klient/innen werden gelistet, verfügbare Fachkräfte zugewiesen, die Historie bleibt. |
| „Wer hat diese Klientin im März wie viele Stunden zu welchem Preis betreut?“ heißt Ordner wälzen. | Ein Bildschirm: wer, wann, wie viele Minuten, welcher Preis, wer hat freigegeben. |
| Nach der Rechnung ändert sich ein Eintrag; Dokument und System laufen auseinander. | Abgerechnete Einträge sind gesperrt; Dokument und Daten sind immer identisch. |
Dieselben Regeln wie im Browser: Zuweisung, Kontingent, Zeitkonflikt, Sperre. Der mobile Eintrag landet direkt in der Freigabeliste zum Monatsende; kein Übertragen von Papier oder aus Excel.
Zugewiesene Klient/innen und bisherige Gespräche, Gespräche erfassen und bearbeiten, Ziele und Ressourcen der Klient/innen, persönliche Unterschrift.
Der eingebaute Assistent kennt alle Funktionen von Klify. Sie fragen schriftlich oder per Sprache, bekommen die Antwort und lernen den Ablauf Schritt für Schritt, in Ihrer Sprache. Neue Mitarbeitende sind schneller eingearbeitet.
Die Website-Version desselben Assistenten: beantwortet nur Fragen zu Produkt, Preis und Umstieg und hat keinen Zugriff auf Daten der Anwendung. 10 Fragen je Sitzung; für alles Weitere fragen Sie eine Demo an. Antwortet in der Sprache Ihrer Frage.
Innerhalb von 48 Stunden nach Ihrer Anfrage steht eine eigene Umgebung mit Beispieldaten bereit. In einem kurzen Gespräch hören wir uns Ihre Hilfearten, Jugendämter und Teamstruktur an.
Klient/innen, Personal, Jugendämter und Vertragsdaten werden aus Excel oder Ihrer bisherigen Software in einem Vorbereitungsprojekt übernommen; für zurückliegende Monate auch die Preis- und Vertragshistorie.
Einrichtungstermin für Leitung und Buchhaltung; für Fachkräfte die Schritt-für-Schritt-Anleitung in der App und Klify AI. Für Fragen sind Klify AI und unser Support jederzeit da.
Supportanfragen direkt in der Anwendung und per E-Mail. Verlangt ein Jugendamt ein neues Format für den Leistungsnachweis, erstellen wir die Vorlage.
Wer ist ein Nutzer? Jede Person, die sich anmeldet: Fachkraft, Koordination, Buchhaltung, Leitung. Deaktivierte Mitarbeitende zählen nicht.
Eigener Server. Für größere Träger, die Klify auf eigener Infrastruktur betreiben möchten, gibt es ein Lizenzmodell. Schreiben Sie uns.
Ja. Rechnung und Leistungsnachweis werden je Jugendamt als Vorlage hinterlegt; Aktenzeichen, Kreditorennummer, Mittelbindungsnummer und Kontaktart stehen auf dem Dokument, Stempel und Unterschrift werden automatisch ergänzt. Wird ein neues Format benötigt, erstellen wir es bei der Einrichtung.
Aus denselben freigegebenen Gesprächen entsteht eine eigene Honorarabrechnung mit dem Stundensatz, der für die Fachkraft am Gesprächstag galt. Rechnung ans Jugendamt und Honorar stammen aus denselben Daten, Abweichungen sind ausgeschlossen; der Zahlungsstatus wird getrennt geführt.
Ja. Die Regionalleitung führt mehrere Koordinator/innen; jede Koordination sieht nur das eigene Portfolio. Städte und Bezirke definieren Sie frei.
Noch nicht; XRechnung / ZUGFeRD und ein DATEV-kompatibler Export sind für das erste Quartal 2027 geplant. Heute gibt es die Rechnung als PDF, den Leistungsnachweis als Excel-Anhang und den Sammeldownload.
Klient/innen haben keinen Zugang. Für die fallzuständige Person im Jugendamt können Sie auf Wunsch ein Lesekonto einrichten, das nur die Gesprächsliste der eigenen Klient/innen zeigt.
Ja. Klient/innen, Personal, Jugendämter und Vertragsdaten werden aus Excel oder Ihrer bisherigen Software in einem Vorbereitungsprojekt übernommen, für zurückliegende Monate auch die Preis- und Vertragshistorie. Der Aufwand wird je nach Umfang gesondert angeboten.
Auf Servern in Deutschland; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Standard. Der Zugriff ist auf drei Ebenen begrenzt: Rolle, Portfolio und Eigentum am Eintrag; Vergütungs- und Bankdaten sehen nur berechtigte Rollen.
Innerhalb von 48 Stunden nach Ihrer Demo-Anfrage richten wir eine eigene Umgebung ein. 30 Tage nutzen Sie alle Module mit Ihrem Team kostenlos; eine Kreditkarte ist nicht nötig. Machen Sie weiter, starten wir mit der Datenübernahme; wenn nicht, wird die Umgebung gelöscht.
Deutsch, Türkisch und Englisch sind vorhanden; jeder Nutzer wählt seine Sprache. Weitere Sprachen sind kostenlos, die Übersetzungen pflegen Sie bei Bedarf selbst im System.
Abgerechnete Einträge sind gesperrt und lassen sich nicht ändern. Ist eine Korrektur nötig, lehnt die Buchhaltung die Rechnung ab, die Einträge werden entsperrt, korrigiert und neu abgerechnet; die gelöschte Rechnung bleibt im Archiv. Dokument und Daten laufen nie auseinander.
Füllen Sie das Formular aus; in einem kurzen Gespräch hören wir uns Ihren Bedarf an und richten eine Umgebung mit Beispieldaten ein, die zu Ihrem Träger passt.
Welche Daten: Name, Träger, E-Mail, optional Telefon, Anzahl Fachkräfte, das heute genutzte Werkzeug und Ihre Nachricht.
Wozu: um Ihre Anfrage zu beantworten, ein kurzes Gespräch zu vereinbaren und Ihre Demo-Umgebung vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Wohin: per E-Mail an info@klify.de; zusätzlich wird ein Eintrag auf unserem Server gespeichert. Keine Weitergabe an Dritte.
Wie lange: bis zur Bearbeitung der Anfrage, höchstens 12 Monate; kommt ein Vertrag zustande, gelten die vertraglichen Fristen.
Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch; eine E-Mail an info@klify.de genügt.